e-Arşiv fatura programı kullanım alanları nelerdir?

Dijital dönüşümün ticari faaliyetlere yansıması olan ve yavaş yavaş matbu faturaların yerini alan e-Fatura, elektronik ortamda hazırlanan, gönderilen ve saklanan bir belge türüdür. Faturalandırma sürecini oldukça kolay, pratik ve maliyeti düşük bir hâle dönüştüren e-Fatura uygulamasını kullanmak için hem fatura düzenleyenin hem de fatura alıcısının sisteme dahil olması gerekir. Belirlenen yıllık ciro sınırının altında kalan ve elektronik fatura sistemine dahil olmayan mükelleflere yönelik e-Fatura gönderimi söz konusu olduğunda ise e-Arşiv fatura uygulaması devreye girer.

e-Fatura kullanmayan firmalara ve son tüketiciye yönelik elektronik ortamda düzenlenen ve gönderilen elektronik fatura türü e-Arşiv fatura olarak adlandırılır. e-Fatura gibi e-Arşiv fatura da Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Portalı üzerinden hazırlanıp mükellefe ulaştırılabilir. Ancak e-Arşiv fatura için GİB Portalı kullanmanın avantajları olduğu gibi birtakım dezavantajları da mevcuttur. Özellikle e-Arşiv fatura hazırlama ve saklama konularında belirli bir limiti bulunan GİB Portala, e-Arşiv fatura programı olarak adlandırılan özel entegratör uygulamaları alternatif oluşturur.

e-Arşiv fatura programı ne işe yarar?

GİB tarafından yetkilendirilen özel entegratörlerin sundukları e-Arşiv fatura programları e-Arşiv fatura oluşturma, gönderme ve saklama süreçlerini yöneten yazılım sistemleridir. İşletmeler e-Arşiv programı kullanarak düzenledikleri faturaları, e-posta yoluyla ya da matbu olarak, sisteme dahil olmayan mükelleflere gönderme imkânına sahip olur. 

Gelişmiş yazılımlara sahip olan e-Arşiv fatura programları özellikle stok takibi, müşteri yönetimi ve muhasebe faaliyetleri gibi iş süreçleri ile entegre bir şekilde çalışarak şirketlere büyük kolaylık sağlar. e-Arşiv fatura programlarının entegrasyon özellikleri veri girişi hatalarını azaltmak ve iş süreçlerini daha verimli yönetmek adına benzersiz avantajlara sahiptir. Elektronik faturalandırma sürecine ekstra hız ve kolaylık kazandıran e-Arşiv fatura programları güvenli bilgi saklama ve saklanan bilgiye kolay erişim için de veri tabanları ve bulut depolama çözümleri sunar.

e-Arşiv fatura programı kullanma avantajları nelerdir?

Küçük ya da büyük kurumsal şirketler fark etmeksizin her ölçekteki işletmeler için dijital çözümler sunan e-Arşiv fatura programları özellikle e-ticaret, perakende ve imalat sektörleri gibi hızlı ve sürekli olarak fatura düzenlenmesi gereken alanlarda birçok avantaj sağlar.

e-Arşiv fatura programı kullanmanın şirketlere sağladığı avantajları şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Daha hızlı, kolay ve mevzuata uygun fatura düzenleme olanağı sunar.
• Düzenlenen faturaları elektronik ortamda dakikalar içerisinde mükelleflere ulaştırmayı mümkün kılar.
• Matbu faturaları basarken ve gönderirken oluşan kırtasiye ve postalama maliyetlerini azaltır.
• Düzenlenen e-Arşiv faturalarının güvenli bir şekilde saklanmasına imkân tanıyarak arşivleme maliyetlerini tamamen ortadan kaldırır.
• Güvenli bir şekilde arşivlenen faturalara saniyeler içerisinde erişmek mümkün olduğu için raporlama işlemleri ve denetimler kolaylaşır.
• Muhasebe departmanının iş yükünü hafifletir. Böylelikle şirket verimliliğini artırır.
• Mevzuatta yapılan değişikliklere göre anlık olarak güncellenir. Sürecin otomatikleştirilmesi insan hata payını en aza indirir.
• Kâğıt tüketimini azalttığı için çevre dostu bir çözümdür.